Quel apport possible du lean management à la bonne conduite d’un projet numérique responsable ?

Réduire les gaspillages et les déchets, opter pour des cycles courts de développements et l’amélioration continue, tendre vers une performance globale de l’entreprise soutenable en maîtrisant le cycle des projets pour assurer une bonne Qualité de Vie au Travail… à la faveur d’une journée de formation et d’accompagnement au Lean management, chez WAE Group, l’un des clients et partenaires de l’agence Ouest Médias, tentative de transposition des principes de l’industrie au numérique dans une vision responsable et d’économie de la ressource.

Qu’est-ce que le lean management ? « C’est une méthode de gestion et d’organisation du travail qui vise à améliorer les performances d’une entreprise et, plus particulièrement, la qualité et la rentabilité de sa production » : définition simple, proposée par le blog Manutan.

Le mot « Lean » se traduisant de l’anglais au français par « Mince», cette méthode (inspirée par le TPS, Toyota Production System) se caractérise par une gestion des processus au plus juste. Elle n’apporte rien à l’expertise des salariés d’une entreprise à tel ou tel poste. Elle permet l’identification des points de tension et la réduction des interfaces superflues.

Elle aboutit également à une bonne gestion de l’activité selon la demande client, pour éviter toute sur-production et optimiser les temps de sous-charge, par exemple en travaillant durant ceux-ci à l’amélioration continue, à la formation ou montée en compétences de l’organisation.

Du Lean management industriel au Lean IT puis Lean digital !

Le Lean IT est l’extension des principes industriels précédents appliqués aux projets relevant des technologies de l’information (IT) et par extension de la communication (TIC). Son objectif principal est de concentrer le travail sur la production de valeur ajoutée aux services et/ou aux produits.

Des concepts comme le DevOps ou l’agilité (méthode SCRUM) peuvent être considérés comme des dérivés ou prolongements du Lean IT.

En ces temps où le besoin client, les personas, l’UX (expérience utilisateur), les users stories, les parcours de navigation… sont au centre de tout projet numérique responsable, tandis qu’un prestataire, à l’instar d’une agence comme Ouest Médias doit aussi rentabiliser sa démarche, une déclinaison du Lean IT en Lean digital fait sens !

A l’échelle de la création d’un site internet éco-conçu, adossée en amont à une stratégie digitale ainsi qu’éditoriale et aboutissant en aval à de la production de contenu puis d’optimisation du référencement naturel, il s’agit ainsi de raisonner selon quatre entrées :

• Synchroniser
• Equilibrer
• Coordonner
• Lisser

Nous allons en parler en détail plus bas…

Quelle mise en œuvre d’une approche Lean digital selon une vision numérique responsable ?

Le Lean reposant sur la gestion optimisée de la ressource en vue de produire le moins de déchets possibles, la passerelle vers le numérique responsable est légitime.

Si l’on considère – d’un côté – les cinq principes clés du Lean Management :

• Mettre le client au centre de l’entreprise
• Identifier et réduire tout gaspillage de matières premières
• Optimiser les flux
• Impliquer tous les collaborateurs
• S’améliorer de manière continue

Et de l’autre, les trois piliers du numérique responsable, au sens du label NR :

• « Le Green IT pour réduire l’empreinte environnementale à l’échelle de la DSI
• L’IT for green qui met le numérique au service du développement durable
• La conception responsable des services numériques »

Les deux s’apparient de façon intuitive pour tendre vers une efficacité croisée et vertueuse.

Vers une conduite de projet numérique qui tende vers le Lean responsable ® !

Pour aller au bout de cette logique hybride, posons ici la notion de Lean numérique responsable que l’on peut contracter en Lean responsable ® (le terme fait l’objet d’un dépôt de marque verbale à l’INPI, dans six classes, d’où le ®).

Nous pouvons à nouveau l’envisager en miroir entre le double triptyque :

• Conduite du changement
• Innovation
• Progrès technique

Et le fameux triangle :

• Coûts
• Qualité
• Délais

Appliqué à l’éco-conception d’un service numérique, comment passer de la vision théorique à la mise en œuvre opérationnelle ?

• Au lancement du projet, faire une design review qui implique tous les corps de métier de l’agence (stratégie, UX et UI designer, développeur et intégrateur web, copywriter, SEO ou référencement naturel…)
• Si le budget et le planning l’autorisent, réaliser un prototype minimum (ou POC, proof of concept, preuve de concept en français) pour identifier les défauts, les points bloquants, les verrous technologiques… ce qui peut s’appliquer à des wireframes
• Envisager des cycles de courts de développement avec un grand nombre d’itérations selon la boucle Développer / Tester / Améliorer ! Cela pour apprendre en testant et écarter aussi les concepts qui ne fonctionnent pas…

Eviter la surcharge de travail et contrôler la variabilité de celui-ci, c’est aussi une meilleure QVT de l’équipe

Si l’on admet que la valeur ajoutée peut se définir comme « le travail que nous mettons dans notre prestation, au sens large, et que le client est prêt à payer » à son juste prix, alors il faut se poser la double question du MURI (la surcharge) et du MURA (la variabilité). Deux facteurs de déséquilibre parmi les 3M du Lean Management (le troisième M étant celui du MUDA pour le gaspillage), nous y revenons…, qui seront cause d’une perte de performance globale dont dégradation de l’une des ses composantes, la Qualité de Vie au Travail (QVT).

Pour y remédier, quelques repères pouvant aboutir – dans la durée – à une valeur ajoutée négative :

• Cadrage ou brief initial du projet qui soit imprécis
• Trop de re-conceptions
• Absence de visibilité sur l’avancement du projet
• Tâche interrompue par manque d’éléments reçus du client afin d’avancer
• Retards répétés en fin de projet
• Surcharge excessive en fin de projet
• Demandes en cascade de modifications mineures par le client en phase de recette

Le projet déployé, la balance finale entre temps à valeur ajoutée et temps sans valeur ajoutée doit être effectuée en vue du dossier suivant, toujours dans une logique d’amélioration continue… qui est l’une des clés de la réussite en matière de numérique.

D’autant plus s’il s’agit de numérique responsable où l’innovation frugale (jugaad) pousse à l’ingéniosité. Sortir du cadre, c’est transformer les contraintes en opportunités.

Pierre Minier